Protecția datelor cu caracter personal

DOCUMENTE UTILE – FORMULARE

PROTECȚIA DATELOR

La data de 25 mai 2018 a intrat în vigoare Regulamentul nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE aplicabil oricărui operator de date sau împuternicit situat în Uniunea Europeană și oricărei persoane care prelucrează date cu caracter personal ale persoanelor vizate situate în Uniunea Europeană sau care le furnizează servicii.

Primăria oraşului Sărmașu, cu sediul în str. Republicii, nr. 65, Sărmașu, jud. Mureş, prelucrează datele cu caracter personal necesare pentru a furniza servicii și informații pentru contribuabili/cetățeni/petenți, pentru desfășurarea activității specifice administrației publice și pentru îndeplinirea obligațiilor legale.

În funcție de compartimentul căruia se adresează persoana vizată, colectăm următoarele categorii de date cu caracter personal ale persoanele vizate din exteriorul instituției:

• nume și prenume, adresa, CNP, serie și număr de buletin, date fiscale și date bunuri imobile, numărul de telefon mobil, adresa de e-mail, date privind studiile și profesia, imaginea, date privind infracțiuni, condamnări penale, cazier, originea etnică, date de sănătate, ale cetățenilor și ale angajaților;

• în cadrul partenerilor cu care avem colaborări pentru furnizarea de produse și servicii, colectăm date cu caracter personal ale reprezentanților legali sau delegați, funcția deținută, telefon mobil, adresa de email.

Rolul prezentei notificări este de a explica modul în care datele dumneavoastră personale sunt utilizate şi scopul în care acestea sunt folosite. Siguranţa datelor dumneavoastră este importantă pentru noi.

Conform prevederilor Codului Administrativ, administraţia publică în unitatea administrativ teritorială se organizează şi funcţionează în temeiul principiului autonomiei locale.

Prin autonomie locală se înţelege dreptul şi capacitatea efectivă a autorităţilor administraţiei publice locale de a soluţiona şi de a gestiona, în numele şi în interesul colectivităţilor locale pe care le reprezintă, treburile publice, în condiţiile legii.

Acest drept se exercită de consiliile locale şi primari, precum şi de consiliile judeţene, autorităţi ale administraţiei publice locale alese prin vot universal, egal, direct, secret şi liber exprimat.

Utilizarea datelor personale în scopul prestării serviciilor publice de interes local, privind:

• educaţia;

• serviciile sociale pentru protecţia copilului, a persoanelor cu handicap, a persoanelor vârstnice, a familiei şi a altor persoane sau grupuri aflate în nevoie socială;

• sănătatea;

• cultura;

• tineretul;

• sportul;

• ordinea publică;

• situaţiile de urgenţă;

• protecţia şi refacerea mediului;

• conservarea, restaurarea şi punerea în valoare a monumentelor istorice şi de arhitectură, a parcurilor, grădinilor publice şi rezervaţiilor naturale

• dezvoltarea urbană;

• evidenţa persoanelor;

• podurile şi drumurile publice;

• serviciile comunitare de utilitate publică: alimentare cu apă, gaz natural, canalizare, salubrizare, energie termică, iluminat public şi transport public local, după caz;

• activităţile de administraţie social-comunitară;

• locuinţele sociale şi celelalte unităţi locative aflate în proprietatea unităţii administrativ-teritoriale sau în administrarea sa;

• punerea în valoare, în interesul comunităţii locale, a resurselor naturale de pe raza unităţii administrativ-teritoriale;

• alte servicii publice stabilite prin lege;

Principiile prelucrării datelor cu caracter personal

Primăria orașului Sărmașu prelucrează datele cu caracter personal:

• în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată, ceea ce implică identificarea temeiului legal înainte de prelucrare, punerea la dispoziția persoanei vizate a unor informații privind identitatea și datele de contact ale operatorului, datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor, scopurile prelucrării, destinatarii, drepturile persoanei vizate, posibilitatea retragerii consimțământului, posibilitatea formulării unei plângeri în fața unei autorități de supraveghere precum și orice alte informații suplimentare necesare unei prelucrări transparente și echitabile;

• în scopuri determinate, precise, explicite și legitime, ceea ce implică ca prelucrarea să fie efectuată numai în scopul definit înainte de începerea colectării datelor; prelucrarea ulterioară în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare ştiinţifică sau istorică ori în scopuri statistice nu este considerată incompatibilă cu scopurile iniţiale;

• într-un mod adecvat și limitat la scopurile prelucrării, pe o durată limitată la perioada necesară îndeplinirii scopurilor ceea ce implică prelucrarea datelor strict a datelor necesare pentru atingerea scopului pentru care este efectuată;

• într-o manieră de natură a asigura securitatea adecvată a datelor, prin păstrarea secretului datelor și implementarea unor măsuri organizatorice și tehnice adecvate pentru a preveni accesul neautorizat, prelucrarea sau distribuția ilegală, precum și pierderea accidentală, modificarea sau distrugerea.

Primăria orașului Sărmașu actualizează periodic principiile și măsurile tehnice și organizatorice aplicabile securității datelor cu caracter personal, aceste principii conținând angajamentul nostru de a proteja confidențialitatea, integritatea, disponibilitatea datelor contribuabililor și partenerilor noștri, online și offline.

Prelucrarea datelor cu caracter personal de către Primăria orașului Sărmașu se întemeiază pe următoarele temeiuri legitime:

• prelucrările sunt necesare în vederea îndeplinirii unor obligaţii legale care revin operatorului, servesc interesului legitim și/sau servesc interesului public, sunt necesare pentru executarea unui contract (în interesul persoanei vizate);

• consimțământ: atunci când prelucrarea nu are la bază o obligație legală sau nu decurge din îndeplinirea obligațiilor legate de funizarea serviciilor noastre, numai în baza consimțământului persoanei vizate. Pentru exprimarea consimțământului, Primăria orașului Sărmașu pune la dispoziția persoanei vizate formularul tip – cerere și declarație privind exprimarea consimțământului de prelucrare a datelor cu caracter personal.

Scopul prelucrării / Durata păstrării datelor

Primăria orașului Sărmașu procesează date cu caracter personal în scopul desfășurării activităților specifice instituției, și anume:

• reprezentarea în fața instanțelor de judecată;

• fond funciar;

• registrul agricol;

• arhivare;

• impuneri și încasări taxe și impozite;

• Impozitele şi taxele locale, amenzi contravenţionale, muncă în folosul comunităţii, executare silită, colectare debite/ recuperare creanţe;

• plăți;

• urbanism, cadastru, disciplina în construcții;

• managementul proiectelor, monitorizare servicii publice, investiții și achiziții publice;

• darea în administrare, concesionarea sau închirierea bunurilor proprietate publică a U.A.T. Sărmașu;

• constatarea contravențiilor și aplicarea sancțiunilor;

• emitere autorizații/avize potrivit normelor legale;

• resurse umane;

• activități specifice în relațiile cu învățământul;

• tehnologia informației și a comunicațiilor;

• stare civilă și evidența persoanelor;

• activități de presă, cultură, sport, promovare turistică, audit;

• servicii administrative, precum și orice alte activități specifice instituției ce derivă din alte acte normative.

• Asistență socială

• Gestiunea economico-financiară şi administrativă;

• Registru electoral

• Registratura, Relaţii publice, Secretariat;

• Soluţionare petiţii/sesizări;

• Gestionarea declaraţiilor de avere şi de interese.

Primăria orașului Sărmașu va stoca datele cu caracter personal necesare furnizării serviciilor publice conform obiectului de activitate, pentru a păstra legătura cu persoanele vizate și pentru a se conforma obligațiilor legale aplicabile. Datele cu caracter personal vor fi stocate pe perioada de timp necesară pentru atingerea scopurilor de prelucrare expuse mai sus, cu respectarea în același timp a cerințelor legale în vigoare și a interesului de protejare a drepturilor persoanelor vizate

Operatorul nu păstrează datele mai mult decât este necesar, asigurând implementarea unor perioade de retenție a datelor, acolo unde nu există o perioadă obligatorie prevăzută de lege.

Totodată, datele cu caracter personal pot fi păstrate o perioadă mai îndelungată în scopuri de arhivare în interes public ori în scopuri de cercetare științifică sau istorică, sub rezerva aplicării unor măsuri de ordin tehnic și organizatoric adecvate (precum anonimizare, criptare etc.).

Dacă Primăria Sărmașu va stabili că are un interes legitim sau o obligație legală de a prelucra în continuare datele dumneavoastră cu caracter personal și în alte scopuri, veți fi informați cu privire la scopul secundar.

Odată ce perioada de prelucrare expiră, Primăria orașului Sărmașu nu mai are motive legale sau legitime de a prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal, urmând a se aplica măsuri care vizează ștergerea, anonimizarea, arhivarea, distrugerea în conformitate cu procedurile legale aplicabile și cerințele de protejare a intereselor persoanelor vizate.

Proveniența datelor cu caracter personal

Primăria orașului Sărmașu procesează datele cu caracter personal ale contribuabililor, ale partenerilor comerciali, ale vizitatorilor sediului, ale persoanelor care accesează site-ul instituției sau comunică cu operatorul pe diverse canale de comunicare (email, fax, poștă, întâlniri, participare la evenimente etc.), angajați și colaboratori, alte persoane fizice.

Datele cu caracter personal prelucrate de către operator sunt obținute:

• în mod direct de la persoana vizată de prelucrare prin furnizarea datelor în cadrul întâlnirilor de la sediul instituției, telefonic, primirea de date pe email/fax, trimiterea de cereri și completarea unor documente necesare furnizării serviciilor admnistrației publice locale, completarea unor formulare

• online, vizitarea sediului sau trimiterea de CV-uri pentru angajarea pe posturile vacante din cadrul instituției;

• în mod indirect, din alte surse: prin dezvăluiri făcute de alte instituții (transfer de date), dezvăluiri efectuate în interesul dumneavoastră sau interes legitim, prin interogarea bazelor de date naționale unde avem acces reglementat legislativ. Aceste categorii de informații pot cuprinde numele și datele de identificare ale dumneavoastră, adresa de e-mail, alte informații despre dumneavoastră.

Drepturile persoanei vizate

Persoana vizată de prelucrarea datelor cu caracter personal poate exercita în orice moment următoarele drepturi:

• dreptul de a fi informată cu privire la perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal conform prevederilor legale, destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor, datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor;

• dreptul de a solicita accesul la datele cu caracter personal, dreptul la rectificarea sau ștergerea acestora, restricționarea prelucrării, dreptul de a se opune prelucrării, precum și dreptul la portabilitatea datelor; aceste drepturi pot fi exercitate prin completarea cererilor tip postate pe site-ul instituției și înregistrarea acestora la sediul Primariei Orașului Sărmașu;

• dreptul de a retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului dat înainte de retragerea acestuia;

• dreptul de a depune plângere în fața unei autorități de supraveghere – Autoritatea Națională pentru Protectia Datelor cu Caracter Personal sau justiției pentru apărarea oricăror drepturi garantate de legislația privind protecția datelor cu caracter personal care v-au fost încălcate. Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, poate fi contactată la adresa b-dul G-ral. Gheorghe Magheru, nr. 28-30, sector 1, București, România sau prin e-mail la anspdcp@dataprotection.ro;

Pentru exercitarea acestor drepturi, vă puteţi adresa cu o cerere scrisă, datată şi semnată responsabilului cu protecţia datelor cu caracter personal. Modelul de cerere pentru fiecare drept îl găsiţi la Registratura Primăriei Sărmașu sau îl puteţi descărca de pe site-ul instituţei www.orasulsarmasu.ro secţiunea Protecţia Datelor. Cererea se poate depune la Registratura Primăriei orașului Sărmașu, poate fi transmisă la adresa de e-mail: protectiadatelor@sarmasu.ro sau poate fi trimisă prin poştă la sediul instituţiei, str. Republicii, nr. 65, Sărmașu, jud. Mureş.

Prezentul material a fost întocmit în scopul informării persoanelor vizate de prelucrarea datelor prin postarea pe site-ul instituției cu privire la implementarea Regulamentului nr. 679/27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE.

• Cerere pentru exercitarea dreptului de acces al persoanei vizate la datele cu caracter personal.

• Cerere pentru exercitarea dreptului la rectificarea datelor cu caracter personal prelucrate.

• Cerere pentru exercitarea dreptului la opoziție.

• Cerere pentru exercitarea dreptului la portabilitatea datelor cu caracter personal prelucrate.

• Cerere pentru exercitarea dreptului la restricționarea datelor cu caracter personal.

• Cerere pentru exercitarea dreptului la ștergerea datelor cu caracter personal.

Primăria oraşului Sărmașu vă informează că evaluează şi îmbunătăţeşte în mod constant măsurile de securitate implementate în vederea asigurării unei prelucrări a datelor cu caracter personal în condiţii de siguranţă şi securitate.

Protecția datelor cu caracter personal

DOCUMENTE UTILE – FORMULARE